Comment impliquer votre personnel dans votre déménagement d'entreprise ?

Un déménagement d'entreprise est une opération qui implique une préparation en amont plusieurs mois à l'avance. Pour faire face au manque de place suite à un développement de votre affaire, pour réduire les frais locatifs professionnels ou pour vous installer dans un quartier plus adapté à votre entreprise, le déménagement de bureaux peut devenir un impératif. Plus qu'un simple déplacement dans de nouveaux locaux, cette opération peut modifier l'organisation du travail, la santé et la sécurité de vos employés. La loi Rebsamen de 2015 portant sur le dialogue social dans l'entreprise et l'emploi oblige à en avertir le comité social et économique (CSE).

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Communiquez en interne

Quelle que soit la taille de votre entreprise, il est important de communiquer en interne pour informer le CSE et votre personnel de votre projet de déménagement d'entreprise. Cette étape est importante car elle pourrait induire, selon les cas, des changements nécessaires dans l'organisation de vie de vos salarié(e)s. Leurs trajets quotidiens peuvent par exemple devoir être revus dans le cas d'un déménagement professionnel dans un quartier différent ; leur organisation de travail impactée par un passage en open space ; leur bien-être au travail bousculé par des habitudes à perdre telles qu'un abonnement dans une salle de sport voisine ou leur fidélité à un restaurant favori.

 

Sollicitez leurs idées, leurs avis, intégrez-les au projet

Si votre choix de locaux n'est pas encore arrêté ou que différentes options sont sur la table, n'hésitez pas à solliciter les avis de vos collaborateurs. En les intégrant à votre projet de déménagement de bureaux, vous faites d'une pierre deux coups. Vous les responsabilisez d'une part en valorisant leur opinion, signe de leur importance à vos yeux dans le cadre d'un fonctionnement en équipe. D'autre part vous bénéficiez ainsi de leurs bonnes idées en matière d'organisation du travail puisqu’ils sont les premiers concernés par l'aménagement ou l'agencement du nouvel espace de travail. En agissant ainsi, vous vous évitez tout risque de mécontentement ou de conflit à venir. Une fois la décision prise, expliquée et actée, le meilleur moyen de poursuivre sur votre lancée est de mettre en place une équipe interne à l'entreprise en charge de la gestion du déménagement de l'entreprise. Outre le nécessaire suivi logistique, celle-ci pourra vous informer des éventuels ajustements à effectuer au fur et à mesure des préparatifs.

 

Organisez une visite collective des nouveaux locaux

Avant tout lancement du projet de déménagement d'entreprise, il est recommandé d'organiser une visite des futurs locaux en compagnie de vos collaborateurs. Ils s'adapteront en effet beaucoup plus facilement et rapidement dans leur nouvel espace dès lors qu'ils en auront pris connaissance au préalable. Leurs avis sur les dispositions des pièces et les agencements de bureaux doivent être écoutés et pris en considération du fait de leur probable pertinence. Les membres de votre personnel sont à-même de juger si les nouveaux lieux sont adaptés à leurs besoins actuels et futurs. Cette étape est primordiale avant de lancer tout déménagement administratif dans un climat apaisé.

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