La checklist pour réussir le déménagement de bureaux de son entreprise

Etape-clé dans la vie de votre entreprise, le déménagement de bureaux doit se préparer de façon rigoureuse et minutieuse. Le stress ne doit en aucun cas être votre compagnon durant ces quelques semaines. L’organisation et la réalisation d’un transfert d’entreprise ne s’improvise pas et demande expertise, temps et méthodologie. Pour que ce nouveau départ soit une réussite, Démépool, société experte en déménagement de bureaux, vous fait profiter de toute son expérience. Consultez notre checklist pour que déménager soit synonyme de sérénité.

 

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1/ EFFECTUER UN AUDIT ET POSER VOTRE PREAVIS

Avant de signer le bail de vos nouveaux locaux, il est fortement recommandé d’effectuer un audit des lieux. Pensez à vérifier l’état des branchements informatiques, de la ligne téléphonique, de la climatisation, des faux plafonds, etc.

Suite à la signature de votre nouveau bail, veillez à poser votre préavis en temps et en heure.

2/ PREVOIR D'EVENTUELS TRAVAUX

L’audit réalisé sur votre nouveau lieu de travail aura permis de déterminer les éventuels travaux à entreprendre. Les travaux de réfection et d’aménagement peuvent prendre du temps. Anticipez en contactant les prestataires dès que possible.

3/ ETABLIR UN CALENDRIER

Afin d’éviter tout mauvaise surprise due au manque de temps ou à un quelconque oubli, vous pouvez envisager d’établir un calendrier. Cela vous permet de mieux visualiser les différentes étapes de la préparation et de la réalisation de votre déménagement de bureaux. La sérénité passe par une organisation rigoureuse et minutieuse !

4/ SE POSER LES QUESTIONS IMPORTANTES

Un déménagement d’entreprise amène à se poser de nombreuses questions :

-       Comment procéder à l’emballage ?

-       Comment protéger le matériel ?

-       Quelles règles de sécurité sont à respecter ?

-       Faut-il une ou plusieurs personnes pour coordonner le transfert de mon entreprise ?

-       Comment se passe la manutention ?

-       Quand peut se dérouler le déménagement ?

-       Etc.

 

Afin de vous rassurer sur ces différents points, Démépool, professionnel du déménagement, vous apporte des réponses adaptées à votre situation.

Nous répondons également présent pour les déménagements aux contraintes particulières tels que le transfert hospitalier ou bien encore le transfert informatique.

5/ IMPLIQUER LE PERSONNEL

Il est indispensable d’éviter les coupures dans votre activité. Cette dernière sera d’autant moins bouleversée et interrompue si le personnel est bien informé et organisé. Vous pouvez désigner un « responsable déménagement » dans chaque service.

6/ EMBALLER ET ETIQUETER, FAIRE L’INVENTAIRE

Si vous avez choisi de désigner un « responsable déménagement », celui-ci mènera à bien l’étape emballage et étiquetage dans son service. Avec Démépool, selon la prestation choisie, vous pouvez bénéficier d’une aide spécifique pour l’emballage de vos effets et archives.

Pensez à effectuer un inventaire une fois vos affaires et biens emballés et étiquetés.

7/ EFFECTUER LE CHANGEMENT D’ADRESSE

Tout comme pour le déménagement d’un particulier, le déménagement de bureaux nécessite des démarches auprès de certains organismes et administrations. Veillez bien à effectuer votre changement d’adresse auprès de :

-       L’URSSAF

-       La sécurité sociale

-       La caisse de retraite

-       Le centre des impôts

-       La préfecture (notamment pour les cartes grises des véhicules de l’entreprise)

-       Vos assureurs

-       Vos prestataires

-       Vos abonnements presse

-       Etc.

8/ PROCEDER AU NETTOYAGE DES LOCAUX

Qu’il s’agisse des nouveaux locaux ou des lieux que vous quittez, le nettoyage sera à effectuer. N’hésitez pas à fixer le rendez-vous à l’avance avec la société concernée. Il s’avère toujours utile missionner une ou plusieurs personnes pour régler les éventuels petits soucis inhérents à tout déménagement (un téléphone qui ne fonctionne pas, un carton mal étiqueté et déposé dans le mauvais service par exemple).

 

Ces conseils et astuces en poche, vous voilà armés pour mener à bien la préparation de votre déménagement de bureaux. Pour le transfert de votre entreprise, Démépool met son professionnalisme et son savoir-faire à votre service. Nous vous accompagnons tout au long de votre projet, de la préparation à la réalisation pour une transition de locaux 100% réussie.

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