Le rôle du coordinateur lors de votre transfert administratif

Un transfert administratif regroupe différentes phases qui se succèdent en amont, pendant et à l'issue du déménagement. La bonne gestion des préparatifs, l'organisation en étroite collaboration avec le client, la coordination avec les parties tierces, le contrôle du respect des délais et la vérification que le transfert s’est bien déroulé sont du ressort du coordinateur. Celui-ci remplit plusieurs rôles essentiels :

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Gère et organise les différentes étapes du déménagement 

Le coordinateur va d'abord établir un relevé technique de tout le matériel qui doit faire l'objet du transfert administratif. Différentes étapes sont ainsi planifiées : la désignation d'une cellule de pilotage avec l'entreprise, la tenue de réunions pour informer et suivre l'évolution, les opérations d'étiquetage, la protection des locaux de départ et d'arrivée, la gestion du transfert informatique, la gestion du transfert d'archives et la gestion des déchets. Il prend connaissance des contraintes de l'entreprise en termes de calendrier, de priorité, d'activité, etc... Il s'occupe du contrôle des accès et des aspects logistiques des locaux de départ et des nouveaux. Il prépare les opérations de transfert administratif qu'il coordonne et dont il suit l'exécution. Il repère le matériel à déménager et fait procéder à un étiquetage organisé. Il propose un planning détaillé du processus de déménagement et du timing.

 

Organise des réunions d’information avec le client 

Le coordinateur organise les réunions nécessaires avec l'entreprise. Le but de celles-ci est d'abord d'informer le personnel qui est concerné par le transfert administratif. Il répond à cette occasion aux questions soulevées et peut expliquer comment il convient de procéder en pratique pour constituer un carton et l'étiqueter correctement. Il établit une notice explicative du processus de transfert qu'il communique aux personnes concernées. L'autre finalité des réunions est de valider les modalités de mise en œuvre du planning de travail élaboré par l'entreprise.

 

Coordonne chaque étape du déménagement 

Le coordinateur procède à un inventaire de ce qui est à déménager. Il prend soin avant tout transfert administratif effectif de s'assurer que les machines et les meubles ont bien leur place dans les nouveaux locaux. Le coordinateur est le référent de tous les corps de métiers et intervenants dans le processus de transfert administratif. C'est lui qui valide le choix des moyens en hommes et en matériel nécessaires à chaque étape : il contrôle l'adéquation des outils et véhicules de manutention avec les impératifs d'accès aux locaux, de volume ou de poids des objets. C'est lui également qui suit les opérations pratiques d'emballage, de transfert, puis du déballage et de la mise en place comme à l'origine, après qu'aient été retirés emballages et protections. C'est enfin lui qui contrôle que les demandes de l'entreprise ont parfaitement été exécutées.

 

Veille au bon respect des délais engagés 

Le coordinateur transfert administratif est le maître d'œuvre. Unique interlocuteur de l'entreprise comme des prestataires, il suit étroitement le déroulement des différentes phases du projet. Il veille à ce titre à ce que le timing fixé soit bien suivi d'effet et qu'il n'y ait aucun retard. C'est à lui qu'il revient de modifier l'organisation ou d'octroyer de nouveaux moyens s'il s'aperçoit que les délais engagés risquent de ne pas être respectés.

 

Contrôle la fin de chantier 

Au terme du transfert, le coordinateur effectue un contrôle de la fin du chantier en compagnie du responsable du projet de transfert administratif au sein de l'entreprise. Cette vérification porte sur la conformité de l'ensemble des termes consignés dans le cahier des charges avec leur exécution effective. Il s'assure que les documents de travail, les archives, le matériel informatique ou les meubles de bureaux destinés à la destruction l'ont bien été en récupérant le certificat l'attestant, selon la réglementation.


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