DÉMÉNAGEMENT D’ENTREPRISE : LES LIMITES DU FLEX OFFICE

Le flex office (appelé « ownerless desk », « desk sharing » ou en français « bureau flexible ») consiste à ne pas avoir de bureau attitré pour chaque collaborateur sur leur lieu de travail. Certaines sociétés optent pour ce type d’organisation, notamment en open-space, où l’espace y est favorable et plus accueillant. Chaque jour, l’employé va pouvoir choisir son poste de travail, en fonction de ses préférences, mais aussi des places vacantes.

COMMENT ÇA MARCHE ?

La mise en commun des bureaux permet aux employés de réaliser leur travail à un poste différent, mais surtout, de choisir par eux-mêmes. Cela normalise également les relations hiérarchiques et favorise la relation de confiance, un sujet particulièrement d’actualité dans le contexte actuel de démocratisation du travail à distance.

Depuis quelques années, le « flex-office » ou « desk sharing » (partage des bureaux) et la non attribution des places fait parler de lui car il résoudrait plusieurs problèmes de bureaux vides, de salles de réunions pleines ou de postes de travail non désirés et/ou moins agréables pour certains collaborateurs. Malgré certains avantages, le flex-office porte également de nombreuses limites et inconvénients. 

AVANTAGES DU FLEX OFFICE

Tout d’abord, la flexibilité des espaces de travail a plusieurs avantages. Le flex office permettrait de réduire les coûts immobiliers. En effet, si l’entreprise décidait d’opter pour ce mode de fonctionnement, cela éviterait de payer pour des bureaux relativement vides, d’opter pour des bureaux de taille plus adaptée ou encore de privilégier le télétravail quelques jours par semaine pour les collaborateurs intéressés.

Aussi, la possibilité de réserver sa place (via une application, par exemple) permet de ne pas se froisser entre employés et amène à un espace de travail plus serein. Si certains préfèrent le télétravail, le gain de temps entre le transport, le temps en famille et le temps de travail seront d’autant d’avantages qui résultent du flex office. Moins de bruit, plus de calme ainsi que moins de contraintes de temps et d’espace.

INCONVENIENTS DU FLEX OFFICE

Malgré ces avantages, la mise en place de ce type de configuration n’est pas sans points de frictions et changements majeurs sur le poste de travail de l’employé. Ainsi, des interrogations sur la disposition des bureaux disponibles, le choix des employés, les préférences de chacun à prendre en compte ou encore les conflits pour un bureau peuvent rapidement survenir et créer plus de problèmes que de solutions.

Tout d’abord, le flex-office peut créer quelques tensions entre les collaborateurs historiques de la société et les nouveaux arrivants. Entre ceux désirant garder une place pour un collègue, ceux qui râlent sur les places restantes, ceux qui veulent à tout prix les meilleures places ou qui ne respectent pas la rotation du changement de place, ou encore la réservation des meilleures places par les supérieurs hiérarchiques, les sources de tensions liées au partage des bureaux peuvent se multiplier.

Par ailleurs, qui dit changement de bureau régulier, dit déplacement des affaires personnelles. Pour cela, un casier personnel doit être attribué à chaque employé, ce qui implique des mouvements constants, pour déplacer et ranger ses affaires, appréhender son bureau le matin et le quitter le soir.

Aussi, le flex office limite les discussions et affinités entre collègues, car chaque jour, le collaborateur a un nouveau collègue de bureau à côté de lui. Le système impacte également les habitudes de travail ; à un nouvel emplacement, le Wi-Fi peut être moins bon, le bureau trop court, les écrans trop hauts, la souris non adaptée…

Pour finir, le flex office comporte des limites bien définies. Il en est terminé de la personnalisation des bureaux, de la sociabilité accrue et approfondie liée à une proximité sur plusieurs mois ou années, ou encore des discussions entre collègues attitrés. Mais cela reste une possibilité à prendre en compte pour pouvoir aussi travailler dans des dispositions plus modernes et plus adaptées à l’ère numérique.

Vous souhaitez être accompagné pour mener à bien votre projet de déménagement d’entreprise ? Demandez un devis !